سكرتارية – بنغازي - Libyan jobs

شركة متخصصة في استيراد وتوزيع المواد الغذائية والمشروبات ترغب في توظيف مديرة مكتب

الوصف الوظيفي لمديرة مكتب المدير
الهدف و الغرض من الوظيفة:
تنظيم وإدارة مكتب المدير في الأعمال اليومية .

المهام و المسؤوليات:
1- تحديد وصياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب المدير ..
2- استقبال زوار المدير .
3- الإشراف على إظهار مكتب المدير بمظهر لائق من حيث النظافة والترتيب.
4- مراجعة و اعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير ، وبيان ما تم تأجيله مع ذكر الأسباب التي دعت للتأجيل.
5- إعداد خطة أسبوعية تتضمن جدول الأعمال الخاص بالمدير .
6- مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير.
7- التأكد من حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير بشكل يضمن سلامتها وسرعة الوصول إليها عند الحاجة.
8- مراجعة أعمال استلام البريد و الفاكس الوارد وفهرسة هذه المستندات قبل عرضها على المدير .
9- مراجعة أعمال استلام و إرسال رسائل البريد الالكتروني الخاصة بالمدير وفهرسة هذه الرسائل.
10- مراجعة أعمال تسجيل البريد الصادر والوارد.
11- مراجعة التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
12- مراجعة تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير ومتابعة قرار المدير بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها.
13- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب مسؤولي الصيانة من داخل الشركة ومن خارجها ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير .
14- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية في مكتب المدير .
15- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لها المدير .
16- مراجعة حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير وتنظيم رحلات العمل.

المؤهلات الدراسية:
– إجازة جامعية أو ما يعادلها (إدارة أعمال – تجارة ).
الدورات التدريبية:
1- دورات حاسب آلي فيما يخص العمل .
2- دورة مهارات التواصل.
3- دورة حل المشاكل.
4- دورة إدارة الوقت.
5- دورات بناء فريق العمل الفعال.
6- دورات مراسلات تجارية.

الخــبرات:
يجب أن لا تقل الخبرة عن 4 سنوات في السكرتارية أو الأعمال الإدارية.
اللـغــات:
– اللغة العربية بطلاقة تحدثاً وكتابة.
– اللغة الإنجليزية جيد جداً تحدثاً وكتابة.

المهــارات:
1- صياغة و تحديد الأهداف.
2- التعامل الجيد مع برامج الحاسب الآلي والأجهزة المكتبية.
3- القدرة على تحمل ضغط العمل.
4- القدرة على القيام بأكثر من عمل في وقت واحد.
5- القدرة على صياغة الرسائل والتقارير ومحاضر الاجتماعات الخاصة بالمدير بطريقة تعبيرية مناسبة.
6- مهارات الاتصال و التواصل مع الأخرين.
7- مهارات التفاوض في مجالات العمل.
8- العمل ضمن فريق.
9- المهارة في إعداد تقارير العمل.
10- القدرة على الإبداع وتنمية المهارات.
السمات الشخصية:
1- الانضباط في المواعيد.
2- التركيز و المنطقية في التفكير.
3- معدل ذكاء عالي جداً.
4- هادئ الطباع و غير انفعالي .
5- الدقة والأمانة.

علي من تجد في نفسها الكفاءة والقدرة وتنطبق عليها الشروط الواردة اعلاة ارسال السيرة الذاتية الي الايميل foodcojobs@lj.ly ويكون عنوان الموضوع وظيفة سكرتارية
الرجاء تعبئة النموذج الرابط التالي : نموذج سكرتايه

لتقدم للوظيفة أنتهت صلاحية الاعلان